E-Paper: Wie die Stadtverwaltung effizienter werden könnte

20Juni
2017

Das unentwegte Wachstum der Baden-Badener Verwaltung ist ein Skandal,wir berichteten. Nun macht Wolfgang Grenke, Baden-Badener Musterunternehmer und Präsident der Baden-Württembergischen IHKs einen wichtigen Vorschlag (goodnews4.de):

die Stadtverwaltung soll endlich ihre Computer vernünftig einsetzen.

Schon seit mindestens 10 Jahren gibt es in der Wirtschaft (und in einigen klugen Stadtverwaltungen, zu denen Baden-Baden leider nicht gehört) die so genannte elektronische Akte oder E-Akte. Gemeint ist etwas ganz simples: Papier ist konsequent verboten. Aus und Ende. Alles wird im Computer festgehalten. Und jede Akte wird elektronisch gespeichert. Das heißt (am Beispiel einer Baugenehmigung): ein Architekt beantragt mit Zeichnung und Formularantrag eine Baugenehmigung: per E-Mail an die Stadtverwaltung.

Dieser Antrag kann nun gleichzeitig (nicht etwa per Aktenbock von Zimmer zu Zimmer, sondern gleichzeitig!) von allen Behördenteilen des Rathauses bearbeitet werden: wegen des Feuerschutzes von der Feuerwehr, vom Liegenschaftsamt, von den Versorgern für Strom und Wasser, vom Bauamt usw. Es sind ja immer viele Abteilungen gefragt bei einer einzigen Baugenehmigung. Sie alle können sofort loslegen und gleichzeitig arbeiten. Wenn einer fertig ist, gibt es sein Okay. Wenn alle fertig sind, gibt es die elektronische Baugenehmigung. Gespeichert wird das im Archiv. So eine Genehmigung könnte an drei Tagen fertig sein, wer es ausgedruckt und auf Papier haben will, kann es auf eigene Kosten im Rathaus ausdrucken lassen. Das spart alles zusammen viel Zeit in den Ämtern und viel Nerven für den Bürger, der endlich bauen will.

Warum nicht auch in Baden-Baden? Warum so etwas in manchen Ämtern, zum Beispiel im Rathaus in Baden-Baden mit seinen 1.700 Beschäftigten nicht geht? Ein großes Rätsel. Stattdessen will die Oberbürgermeisterin mehr Beschäftigte einstellen, weil das Heer der 1.700 es nicht mehr schafft, sagt sie. Gerade Wolfgang Grenke mit seinem hiesigen Unternehmen ist ein Musterbeispiel dafür, dass man mehr schaffen kann mit relativ weniger Beschäftigten, indem man konsequent alles elektronisch macht. Dabei ist Grenke ein Unternehmen, das vorsichtig mit seinen Kunden umgehen muss und das natürlich auch tut. Denn es geht bei seinen Produkten immer um sehr viel Geld. Und es funktioniert dennoch, wie der immense Erfolg von Grenke beweist.

Bevor also wieder neue Leute im Rathaus eingestellt werden müssen, muss die elektronische Akte her! Grenke meint, dass durch die elektronische Akte zwar kein Personal eingespart werden kann – denn es müsse viel Ausbildung für das angestammte Personal investiert werden. Fortbildung heißt das, keine Entlassungen. Aber gleichzeitig muss die Sache mit der E-Akte auch konsequent durchgehalten werden: keine „Papierabteilungen“ mehr, die den Betrieb aufhalten: alles geht elektronisch, wenn man es nur will. Und nicht nur wie unsere Oberbürgermeisterin, die gelegentlich über diese Dinge spricht, sondern sie einführt und durchhält.

Das Motto müsste also eigentlich heißen: im Amt kein Papier außer Klopapier.

Foto: Ben Becher